Au Moulin d'Emeville

Politique de confidentialité

 

CHARTE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES CLIENTS

  1. ENGAGEMENT DU MOULIN D’EMEVILLE EN FAVEUR DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Parce que nous vous considérons que vos animaux comme des clients à part entière, notre première priorité est de leur offrir des séjours et des moments d’exception au sein de notre établissement.

Votre complète satisfaction et votre confiance sont essentielles pour nous.

C’est pourquoi, dans le cadre de notre engagement à répondre à vos attentes, nous avons mis en œuvre en conformité avec le RGPD, une politique de protection de vos données personnelles. Cette charte matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles le Moulin d’Emeville utilise les données personnelles vous concernant.

  1. CHAMP D’APPLICATION

Dans la présente charte, « Au Moulin d’Emeville » désigne la dénomination commerciale propriété de Stolfi Virginie, exerçant son activité Rue Emeville, 8 – 5370 Flostoy, Belgique.

Lorsque vous réserver un séjour ou participer à une activité organisée par le Moulin d’Emeville ou un de ses partenaires, vos données personnelles sont traitées à la fois par le Moulin  et le partenaire en question, chacun agissant comme responsable de traitement poursuivant ses propres finalités. Pour résumer :

  • Le moulin d’Emeville traite vos données du fait qu’elle est en charge de la gestion du système central de réservation qui permet de collecter les données nécessaires à l’organisation des séjours dans la pension, des activités d’éducation et comportementalisme, et de communiquer ces données aux partenaires concernés. Le Moulin d’Emeville gère également une base de données des clients qui font appel aux services du Moulin d’Emeville, et gère également le programme de fidélisation;
  • Chaque partenaire traite vos données pour gérer sa relation contractuelle avec vous (facturation, paiement, gestion des réservations, etc.), pour effectuer des activités de marketing et pour se conformer à ses obligations légales.

Le Moulin d’Emeville a communiqué les principes énoncés dans la présente charte à tous les partenaires. Nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour nous assurer que tous les partenaires respectent les lois applicables en matière de protection des données personnelles ainsi que la présente charte.

  1. 10 PRINCIPES DU MOULIN D’EMEVILLE EN MATIERE DE PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Conformément aux réglementations en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données adopté en Europe, nous avons établi les 10 principes suivants pour le traitement de vos données:

  1. Licéité: nous n’utilisons des données personnelles que si :
    • nous avons obtenu le consentement de la personne, OU
    • cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel la personne est partie, OU
    • cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale, OU
    • cela est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne, OU
    • nous poursuivons un intérêt légitime en utilisant des données personnelles et cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne.
  2. Loyauté : nous vous expliquons en quoi nous sont utiles les données personnelles que nous collectons
  3. Finalités déterminées et minimisation des données: nous ne collectons que les données personnelles qui nous sont réellement nécessaires. Si nous pouvons atteindre le même résultat en utilisant moins de données personnelles, alors nous nous assurons de n’utiliser que ces seules données.
  4. Transparence: nous informons les personnes concernées de la manière dont nous utilisons leurs données.
  5. Nous facilitons l’exercice de leurs droits par les personnes concernées : accès aux données, rectification et effacement des données et opposition au traitement des données.
  6. Durées de conservation : nous ne conservons les données personnelles que pour des durées limitées.
  7. Nous assurons la sécurité des données personnelles, c’est-à-dire leur intégrité et leur confidentialité.
  8. Si un tiers doit utiliser des données personnelles, nous nous assurons que celui-ci est en mesure de protéger les données personnelles.
  9. Si les données personnelles doivent être transférées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons que ce transfert est encadré par les dispositifs juridiques appropriés.
  10. Si des données personnelles sont compromises (perdues, volées, endommagées, indisponibles…), nous notifions cette violation aux autorités de protection des données compétentes et aux personnes concernées, si la violation est susceptible de générer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.

Pour toute question sur les 10 principes de protection des données, veuillez contacter le service Protection des Données Personnelles dont les coordonnées figurent à l’article « vos droits »

  1. QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ?

A divers moments, nous sommes amenés à collecter des informations vous concernant ou concernant les personnes vous accompagnant, notamment :

  • des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email) ;
  • des informations sur vos animaux (par exemple date de naissance, race) ;
  • votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ;
  • des informations figurant sur un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire) ;
  • vos dates d’arrivée et de départ ;
  • vos préférences et centres d’intérêts ;
  • vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour ou une activité au Moulin d’Emeville ;
  • des informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation de nos sites internet et applications.

La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter le Département Protection des Données Personnelles (voir l’article « Vos droits » ci-dessous) afin que ces informations soient supprimées.

  1. A QUELLES OCCASIONS VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES ?

Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :

  1. Séjour en pension :
    • Réservation d’une loge ;
    • Enregistrement et règlement ;
    • Services proposés en complément du séjour ;
    • Données médicales de vos animaux ;
    • Demandes, réclamations et/ou litiges.
  2. Participation à des programmes ou animations marketing :
    • Enregistrement dans les programmes de fidélisation ;
    • Contribution à des enquêtes de satisfaction;
    • Concours ou jeux en ligne ;
    • Abonnement à des newsletters, afin de recevoir des offres et des promotions par email.
  3. Transmission d’informations en provenance de tiers :
    • Vétérinaires, toiletteurs canins et autres ;
  4. Activités Internet :
    • Connexions aux sites www.aumoulinemeville.be (adresse IP, cookies conformément à notre politique en matière d’utilisation des cookies) ;
    • Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires, pages Au Moulin d’Emeville sur les réseaux sociaux, dispositifs de connexion à l’aide de vos identifiants de réseaux sociaux ou « chatbot »).
  1. Pour QUELLES FINALITES vos données sont-elles collectées et pendant quelle durée sont-elles conservées ?

Le tableau ci-dessous présente les finalités pour lesquelles nous traitons vos données, la base légale pour ce traitement ainsi que les durées de conservation associées :

Finalité/Activité

Base légale pour le traitement, y compris intérêt légitime poursuivi

Durée de conservation

Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients.

Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.

10 ans à compter de la réservation, conformément à nos obligations légales

Gérer la réservation des loges et des demandes de séjour, en particulier établir et conserver les documents légaux en conformité avec les normes comptables.

Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après le séjour :
•Gestion du programme de fidélisation
•Qualification de la base de données clients
•Prévision et anticipation des comportements futurs des clients
•Établissement de statistiques et de scores commerciaux et actions de reporting
•Fournir des données de contexte aux outils marketing. Cela se produit lorsqu’un client visite le site internet ou lorsqu’il effectue une réservation
•Connaître et gérer les préférences des clients fidélisés ou non
•Vous adresser les newsletters, promotions et offres de services ou les offres des partenaires ou vous contacter par téléphone, conformément aux obligations issues de la directive européenne.

Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie et pour la gestion de votre adhésion au programme de fidélité.

Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct et améliorer nos services.

Si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité, 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.

Si vous êtes membre du programme de fidélité, 6 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.

Améliorer notre service hôtelier, notamment :
Personnaliser votre accueil à la pension, améliorer la qualité de service et l’expérience client
Traiter vos données personnelles dans notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion de marques et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits
Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes
Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention
Vous informer des offres spéciales et de tout nouveau service créé par « Au moulin d’Emeville » ou l’un de ses partenaires.

Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie dans le cadre de la gestion de votre adhésion au programme de fidélité.

Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec « Au Moulin d’Emeville ») et améliorer nos services.

Si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité, 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
Si vous êtes membre du programme de fidélité, 6 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.

Procéder à des recoupements, analyses et combinaisons via un tiers de confiance de vos données collectées à l’occasion de la réservation ou de votre séjour, afin de déterminer vos centres d’intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.

Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec « Au Moulin d’Emeville ») et améliorer nos services.

Si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité, 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
Si vous êtes membre du programme de fidélité, 6 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois

Améliorer les services de « Au Moulin d’Emeville » notamment :
Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients
Gestion des réclamations
Vous faire bénéficier des avantages de notre programme de fidélisation.

Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie dans le cadre de la gestion de votre adhésion au programme de fidélité.
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec « Au Moulin d’Emeville ») et améliorer nos services.

Si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité, 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
Si vous êtes membre du programme de fidélité, 6 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
6 ans à compter de la date de clôture de votre dossier dans le cadre d’une plainte ou d’une réclamation.

Sécuriser et améliorer votre utilisation du site web de ‘Au Moulin d’Emeville’ notamment :
Amélioration de la navigation
Assistance et maintenance, et
Mise en œuvre de mesures de sécurité et de prévention des fraudes.

Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude.

13 mois à compter de la collecte des informations.

Sécuriser les biens et les personnes et lutter contre les impayés.
Dans ce cadre, « Au Moulin d’Emeville » dispose d’une fonctionnalité lui permettant d’inscrire dans la catégorie des clients dits « inopérants »
tout client ayant un animal dont le comportement inapproprié correspondant aux catégories suivantes : Aboyeurs, agressif
tout client ayant un comportement inapproprié correspondant aux catégories suivantes :  attitude non respectueuse, non-respect du contrat, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement.
Le statut d’« inopérant » peut conduire « Au Moulin d’Emeville  » à l’origine de cette inscription à adresser un refus de réservation au client lorsqu’il se présentera à nouveau.

Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à sécuriser les biens et les personnes et à lutter contre les impayés.

3 ans à compter de l’inscription.

Se conformer à toute législation applicable (par exemple conservation des documents comptables), y compris :
Gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres et enquêtes de satisfaction
Gestion des demandes des personnes concernées en matière de protection de leurs données personnelles.

Traitement nécessaire pour le respect d’une obligation légale.

Pour la durée fixée dans la législation locale applicable.

  1. CONDITIONS D’ACCÈS PAR DES TIERS A VOS DONNÉES PERSONNELLES

Le Moulin d’Emeville s’efforce de vous offrir les mêmes services au long de l’année. À ce titre, nous devons partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes, dans les conditions suivantes :

  • Nous partageons vos données avec un nombre limité de personnes et de services autorisés afin de vous offrir la meilleure expérience possible dans notre établissement. Les équipes suivantes peuvent accéder à vos données :
    • Les propriétaires ;
    • Le personnel aidant ;
  • Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment :
    • Prestataires de services externes : Sous- traitant informatique, centres d’appels internationaux, banques, émetteurs de carte de crédit, avocats externes, routeurs, imprimeurs, services vétérinaire, toiletteur.
    • Partenaires commerciaux : Le Moulin d’Emeville pourra, sauf opposition de votre part auprès du Département Protection des Données Personnelles, enrichir votre profil en partageant certaines informations vous concernant avec ses partenaires commerciaux privilégiés. Dans ce cas, des recoupements, des analyses et des combinaisons via un tiers de confiance de vos données pourront être effectués. Ces traitements permettront Au Moulin d’Emeville et à ses partenaires contractuels privilégiés de déterminer vos centres d’intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.
    • Sites de réseaux sociaux : Afin de vous permettre de vous identifier aisément sur les sites ‘Au Moulin d’Emeville’ sans avoir besoin de remplir un formulaire d’inscription, ‘Au Moulin d’Emeville’ a mis en place un système de connexion par réseau social. Si vous vous connectez en utilisant ce système, vous autorisez explicitement ‘Au Moulin d’Emeville’ à accéder aux données publiques de votre compte pour le réseau social concerné (ex. : Facebook, LinkedIn, Google, Instagram…), ainsi qu’aux autres données mentionnées lors de l’utilisation de ce système de connexion par réseau social. Au moulin d’Emeville pourra également communiquer de manière sécurisée à des réseaux sociaux votre adresse de courrier électronique afin d’identifier si vous êtes déjà un utilisateur de l’un de ces réseaux sociaux pour, le cas échéant, vous afficher des publicités personnalisées et pertinentes sur votre compte de réseau social.
  • Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

8. SECURITE DES DONNEES

Le Moulin d’Emeville prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables (en particulier l’article 32 du RGPD), pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient illicites ou accidentelles. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…) afin d’assurer la constante confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et des services de traitement. Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions. Des mesures organisationnelles assurent la sécurité du traitement.

9. COOKIES ET AUTRES TRACEURS

Le Moulin d’Emeville utilise des cookies et d’autres traceurs sur ses sites internet. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces traceurs par Le Moulin d’Emeville et pour les paramétrer, veuillez consulter notre politique relative aux cookies.

10. VOS DROITS

Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos données personnelles collectées par le Moulin d’Emeville, sous réserve des dispositions légales applicables.

Vous avez également le droit de faire rectifier vos données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos données et le droit de définir des instructions pour le traitement de vos données après votre mort (le plus tard possible !). Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données, en particulier vous opposer à ce que les données vous concernant relatives à vos séjours, vos préférences, votre satisfaction soient partagées entre les partenaires du Moulin d’Emeville.

Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez directement le Moulin d’Emeville

  • par courrier électronique à l’adresse : [email protected]
  • Ou en écrivant à l’adresse suivante :

Au Moulin d’Emeville

Rue Emeville, 8

5370 Flostoy, Belgique

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’un carte d’identité ou un passeport. En ce cas la copie recto noir et blanc de l’un de ces documents suffit.

Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.

Vous pouvez également exercer vos droits à l’égard de vos données personnelles conservées et traitées par un partenaire. Vous devez à cette fin entrer directement en contact avec ce partenaire. Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour entrer en contact avec un partenaire sur le site www.aumoulinemeville.be. Pour tout accompagnement dans vos démarches, merci d’écrire au Département Protection des Données Personnelles à l’adresse [email protected] ou à l’adresse postale ci-dessus.

11. Autorités compétentes en matière de protection de la vie privée

Commission de la vie privée

Rue de la Presse, 35

B-1000 Bruxelles

Belgique

Téléphone +32 2 274 48 00

https://www.privacycommission.be

[email protected]

12. MISES A JOUR

Nous pouvons modifier la présente charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette charte notamment lors d’une réservation de séjour ou de la participation à une activité.

13. QUESTIONS ET CONTACTS

Pour toutes questions concernant la politique de données personnelles auprès du Moulin d’Emeville, merci de prendre contact avec nous.